Regulamento do Canal de Denuncia

INTRODUÇÃO

A Lei n.º 93/2021, 20 de dezembro, veio estabelecer o regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo para o ordenamento jurídico nacional, a diretiva (UE) 2019/1937 do parlamento europeu e do conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da união.

As pessoas coletivas, incluindo o estado e as demais pessoas coletivas de direito público, que empreguem 50 ou mais trabalhadores e, independentemente disso, as entidades que estejam contempladas no âmbito de aplicação dos atos da união europeia referidos na parte I.B e II do anexo da diretiva (UE) 2019/1937 do parlamento europeu e do conselho, estão obrigadas a dispor de canais de denúncia interna.

A Reginacork, S.A, é uma organização responsável que se rege por elevados princípios éticos e de integridade, entendendo que esta temática se afigura, nos dias de hoje, como crucial.

Por esse motivo a Reginacork, S.A (doravante referida como Reginacork), aprova a criação de um canal de denúncia interno, para que aqueles que de boa-fé suspeitem da prática de condutas ilegais no seio da organização, possam através de uma linha de denúncia, comunicar os factos em causa, de forma segura e sem sofrer retaliações.

A referida linha de denúncia e o respetivo funcionamento reger-se-ão pelo presente Regulamento do Canal Denúncia Interno.

1 – INFRAÇÕES
1.1 – Para efeitos do presente regulamento, consideram-se infrações os atos ou omissões contrários a regras constantes dos atos da união europeia ou a normas nacionais referentes aos domínios legais definidos pela Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

1.2 – Refletindo a cultura de responsabilidade e boas práticas e no cumprimento do quadro legislativo aplicável, a Reginacork implementou os meios adequados, estabeleceu as regras e definiu os procedimentos aplicáveis para receber, tratar e arquivar as denúncias que venham a ser efetuadas nos seguintes domínios: violação de regras de segurança e saúde no trabalho, violação de regras de saúde pública, violação de privacidade e de dados pessoais, violação de segurança de rede/sistemas, violação de regras de proteção do ambiente, assédio e discriminação, corrupção, fraude, suborno e crime financeiro, violação de regras da contratação pública e dos auxílios estatais, retaliação no local de trabalho, violação de regras de segurança dos transportes, defesa do consumidor.

1.3 – As denúncias apresentadas que excedam o âmbito dos domínios abrangidos pelo número 1.2 supra não poderão ser objeto de tratamento, nomeadamente as reclamações de clientes.

2- DENUNCIANTE
A denúncia de infrações poderá ser efetuada, designadamente, por trabalhadores, prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores, titulares de participações sociais, pessoas pertencentes órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos, voluntários, ou estagiários da Reginacork.

3 – CANAL DE DENÚNCIA
3.1 – As denúncias podem ser submetidas através do canal de denúncia que será operado internamente pelas pessoas ou serviços designados pela administração, depois de devidamente garantida a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados, o sigilo e a ausência de conflitos de interesse no desempenho das funções.

3.2 – O canal de denúncia admite denúncias escritas.

3.3 – As denúncias devem ser apresentadas através da plataforma web da Reginacork no canal de denuncia com o endereço www.reginacork.pt/canal-de-denuncia

4 – DENÚNCIAS – FORMA E OBJETO
4.1 – A denúncia pode ter por objeto infrações cometidas, que estejam a ser cometidas ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação das infrações.

4.2 – A denúncia de uma infração pode ter por fundamento informações obtidas após a cessação da relação profissional, ou durante o processo de recrutamento ou outra fase de negociação pré-contratual, mesmo que esta não se venha a concretizar.

4.3 – A comunicação de denúncias reveste caráter facultativo pelo que se as pessoas referidas no artigo 2º supra não procederem à realização das denúncias, daí não resultarão quaisquer consequências.

4.4 – As pessoas que, em virtude das funções que exercem na Reginacork, nomeadamente nas áreas internas de Auditoria e Compliance, tomem conhecimento de um ato que seja suscetível constituir uma infração nos termos do artigo 1º, têm o dever de as comunicar no canal de denúncia da Reginacork.

4.5 – A denúncia de infrações poderá conter a identificação do denunciante, ou ser anónima, permitindo a plataforma a opção por uma das modalidades pelo denunciante.

4.6 – Para que a averiguação possa ser o mais rápida e eficaz possível, as denúncias devem conter o máximo de elementos passíveis de caracterizar a infração.

5 – TRAMITAÇÃO E COMPROMISSO NA APRECIAÇÃO RIGOROSA DA DENÚNCIA
5.1 – A Reginacork, notificará o denunciante no prazo de sete dias da confirmação da recepção da denúncia, informando-o também, de um modo claro e acessível, sobre quais os requisitos, as autoridades competentes, a forma e admissibilidade de efetuar uma denúncia externa.

5.2 – A Reginacork, analisará todas as denúncias recepcionadas, exclusivamente através do serviço competente para o efeito, que poderá, no entanto, recorrer as restantes áreas.

5.3 – No seguimento da denúncia a Reginacork praticará os atos internos adequados à verificação das alegações aí contidas e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, podendo inclusivamente proceder à abertura de um inquérito interno, ou comunicar às autoridades competentes para investigação da infração, incluindo as instituições, órgãos ou organismos da união europeia.

5.4 – A Reginacork, procederá ao registo de todas as denúncias, atribuindo a cada uma um número de ordem sequencial, indicando a respetiva data de receção, de análise e de emissão do respetivo relatório, classificando-a como pendente ou encerrado.

5.5 – A Reginacork, elaborará um relatório fundamentado para cada denúncia recebida, o qual deverá conter uma decisão no sentido da adoção de medidas corretivas ou, em alternativa, uma decisão de arquivamento, acompanhada da respetiva fundamentação.

5.6 – A Reginacork, que procederá à análise da denúncia comunicará ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à sua denúncia, juntamente com a respetiva fundamentação no prazo máximo de três meses a contar da data da recepção da denúncia ou de seis meses, quando a complexidade da denúncia o justifique.

5.7 – O denunciante pode requerer, a qualquer momento, que a Reginacork, lhe comunique o resultado da análise efetuada à denúncia, no prazo de quinze dias após a respetiva conclusão.

5.8 – As denúncias e os relatórios elaborados na sequência da respetiva análise serão arquivados em suporte eletrônico não editável que assegure a reprodução integral e inalterada da informação neles contida, pelo prazo de 5 anos, e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos disciplinares, judiciais ou administrativos referentes à denúncia. Os dados pessoais objeto de denúncia são destruídos de imediato caso se revelem inexatos ou inúteis. Em caso de procedimento disciplinar ou judicial os dados são conservados até ao termo desse procedimento. Neste caso, são conservados no quadro de um sistema de informação de acesso restrito e por prazo que não excede o procedimento judicial.

6 – CONFIDENCIALIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS
6.1 – A Reginacork,  instituirá procedimentos gerais de salvaguarda relativamente a todo o processo de recepção, registo, apreciação e decisão, por forma a que as garantias de exaustividade, integridade e conservação da denúncia e a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e a confidencialidade de terceiros mencionados na denúncia, a proteção de dados pessoais do denunciante e do suspeito da infração nos termos legais e regulamentares aplicáveis, de isenção e de prioridade no tratamento, sejam permanentemente asseguradas, bem como de impedir o acesso de pessoais não autorizadas.

6.2 – A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento a denúncias.

6.3 – A obrigação de confidencialidade referida no número anterior estende -se a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não seja o responsável ou a entidade competente para a sua recepção e tratamento.

6.4 – A identidade do denunciante só será divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

6.5 – A divulgação da informação é precedida de comunicação escrita ao denunciante indicando os motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer investigações ou processos judiciais relacionados.

6.6 – A Reginacork, tomará as precauções necessárias para preservar a segurança dos dados pessoais cujo tratamento venha a ser efetuado no decurso de todo o procedimento, adotando as medidas previstas na Lei 93/2021 de 20 de dezembro e na deliberação 765/2009 da comissão nacional de proteção de dados (CNPD) relativa aos princípios aplicáveis aos tratamentos de dados pessoais com a finalidade de comunicação interna de atos de gestão financeira irregular (Linhas de Ética) ou noutras deliberações que venham a ser emitidas pela CNPD nesta matéria.
As medidas de segurança aplicam-se tanto aos dados contidos em ficheiros automatizados, como aos dados manuais.

6.7 – Aos titulares dos dados ligados às denúncias são assegurados, nos termos da lei de proteção de dados pessoais (Lei 58/19 de 8 de agosto), os direitos de acesso e de retificação relativamente aos seus dados.

6.8 – A Reginacork, assim que receber uma denúncia apagará de imediato os dados pessoais que manifestamente não forem relevantes para o tratamento da denúncia.

7 – INDEPENDÊNCIA E AUTONOMIA DA RECEÇÃO E TRATAMENTO DA COMUNICAÇÃO DE DENUNCIAS
A Reginacork,  assume o compromisso de garantia de independência e autonomia no processo de receção e tratamento de todas as denuncias de infrações, nomeadamente, através da exclusão do processo de análise de todos os atuais ou potenciais intervenientes que tenham, ou possam ter, eventuais conflitos de interesse relativos ao processo em causa, resultantes de intervenção na alegada infração, relações familiares, interesses patrimoniais, ou de qualquer outra causa relacionada com a alegada infração ou com o denunciante.

8 – GARANTIA DE PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE DE BOA-FÉ
8.1 – O denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras, denuncie ou divulgue publicamente uma infração, beneficiará da proteção conferida pela lei.

8.2 – Quando o denunciante tiver manifestado expressamente o desejo de sigilo quanto à sua identidade, esta manter-se-á restrita do serviço competente para o efeito de acordo com o presente regulamento.
Na tramitação, tendo em vista um processo interno de averiguações, será assegurado que dos documentos enviados não constarão elementos relativos à identificação do remetente.

8.3 – A Reginacork, responsabiliza-se diretamente pela proteção do denunciante contra eventual ação de retaliação ou represália na sequência da denúncia. O dever de proteção não poderá, contudo, ser extensivo à participação do denunciante no cometimento de infrações objeto da denúncia, se se vier a comprovar ter agido de má-fé ou com falsidade ao reportar uma pretensa infração que sabia não ter fundamento, ou no caso de trabalhadores, quando eventuais medidas disciplinares decorram de violação dos deveres profissionais sem qualquer relação com a denúncia.

8.4 – No entanto, as denúncias efetuadas ao abrigo do presente regulamento e das disposições legais aplicáveis não podem, por si só, servir de fundamento à instauração, pela Reginacork, de qualquer procedimento disciplinar, civil ou criminal relativamente ao denunciante, exceto se as mesmas forem deliberadamente infundadas.

9 – DIREITOS DO SUSPEITO DA INFRAÇÃO
9.1 – Ao suspeito da infração são assegurados, nos termos da lei de proteção de dados pessoais (Lei 58/19 de 8 de agosto), os direitos de informação, identificando a Reginacork como responsável pelo tratamento de dados pessoais inerente à denúncia, os factos denunciados e a finalidade do tratamento bem como o direito de aceder aos dados que lhe respeitem e o direito de requerer a sua retificação ou eliminação se forem inexatos, incompletos ou equívocos.

9.2 – O suspeito da infração não pode, no entanto, obter informação da Reginacork sobre a identidade do denunciante.

9.3 – O suspeito da infração tem, nos termos gerais de direito, o direito à defesa do seu bom nome e privacidade e, em particular, o direito de apresentar queixa por crime de denúncia caluniosa, caso existam fundamentos para tal.

Anexo I

Informação de Privacidade

(prestada nos termos do art.º 13º do RGPD (Regulamento Geral sobre Proteção de Dados)